General information

Information on data protection regarding the processing of personal data on our website in accordance with Articles 13, 14, and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

Introduction

Welcome to our website! The protection of your personal data is very important to us. In accordance with Articles 13, 14, and 21 of the General Data Protection Regulation (GDPR), we hereby inform you about how we process your personal data and what rights you have in this regard. The scope of data processing depends on the services you use or request. Please read the following information carefully to be fully informed about the use of your data in the context of contractual or pre-contractual measures.

Responsible

314 OS GmbH
Rudi-Dutschke-Straße 26
10969 Berlin, Deutschland

Handelsregister Berlin: HRB 227286 B

Managing Directors
Rawn, Benjamin David 
Druschel, Sebastian

Phone: +49 30 41738461
Mail: hello@314os.com

Data protection officer

PROLIANCE GmbH
Leopoldstr. 21
80802 München
E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de
Website: www.datenschutzexperte.de

Principles of data processing

We process your personal data in accordance with the provisions of the GDPR and the Federal Data Protection Act (BDSG).

• Contract processing (Art. 6(1)(b) GDPR): Necessary for the performance of contracts or for the implementation of pre-contractual measures.
• Consent (Art. 6(1)(a) GDPR): For specific purposes such as marketing or data transfer to third parties, with the option of revocation.
• Legal obligation (Art. 6 (1) (c) GDPR): Processing to fulfill legal obligations.
• Legitimate interests (Art. 6 (1) (f) GDPR): Protection of our legitimate interests or those of third parties, in particular in the defense of legal claims.

Your rights at a glance

You have the following rights in relation to your personal data:

• Information (Art. 15 GDPR): Information about processed data, purposes of use, and recipients.
• Rectification (Art. 16 GDPR): Correction of inaccurate or incomplete data.
• Erasure (Art. 17 GDPR): Removal of your data, provided that there are no legal retention obligations.
• Restriction (Art. 18 GDPR): Restriction of processing under certain conditions.
• Data portability (Art. 20 GDPR): Provision of data in a commonly used, machine-readable format.
• Objection (Art. 21 GDPR): Objection to data processing for specific personal reasons.
• Right to lodge a complaint (Art. 77 GDPR): Right to lodge a complaint with a supervisory authority.

Automated decisions and profiling

You have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing that produces legal effects or similarly significantly affects you. Exceptions only exist if this is permitted by law or if you have expressly consented to it.

Provision of data

The provision of personal data is voluntary. However, it is not possible to execute a contract without certain data.

Updates to this privacy policy

We reserve the right to amend this privacy policy if necessary due to legal changes or adjustments to our services. The latest version applies in each case.

E-Mail & Telefon

Zwecke der Verarbeitung

Wir bieten Interessenten, Kunden und Nutzern die Möglichkeit, uns per Telefon oder E-Mail zu kontaktieren.

Der direkte Kontakt dient der Unterstützung bei der Software-Auswahl, der Einführung der Software sowie unseren Support-, Kundenbetreuungs- und Vertriebsaktivitäten.

Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur Daten, die im Rahmen einer Anfrage übermittelt werden und für deren Bearbeitung erforderlich sind.

Falls eine sofortige Klärung telefonisch nicht möglich ist, erfassen wir den Vor- und Nachnamen sowie die Telefonnummer für einen Rückruf.

Bei einer Vertragsanbahnung werden zusätzlich unternehmensbezogene Daten verarbeitet, wie etwa Branche, Unternehmensgröße und Einsatzzweck der Software.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung basiert auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Bearbeitung von Anfragen. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrags ab, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO anwendbar.

Empfänger der Daten

Falls es sich um eine Vertragsanbahnung handelt, speichern wir die Daten zu Ansprechpartnern, Unternehmen und Anliegen in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM). Hierzu nutzen wir HubSpot.

HubSpot, Inc.
25 First Street,
Cambridge, MA 02141, USA
E-Mail: hubspotgermany@hubspot.com
Datenschutzerklärung: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

Dauer der Datenspeicherung

Die Speicherung erfolgt im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z. B. Handels- und Steuerrecht). Nach Ablauf dieser Fristen werden Daten routinemäßig gelöscht. Daten, die für Vertragszwecke erforderlich sind, werden nur solange gespeichert, wie sie benötigt werden oder bis ein Widerruf oder Widerspruch eingeht.

Chat

Zwecke der Verarbeitung

Wir bieten auf unserer Website sowie innerhalb unseres Dienstes eine Chat-Funktion an, über die Interessenten, Kunden und Nutzer Fragen zu unserem Produkt stellen können.

Der Chat ist jederzeit über ein Pop-up verfügbar, das auch beim Wechsel zwischen Seiten bestehen bleibt. Falls keine sofortige Antwort erfolgt, kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, um eine spätere Antwort zu erhalten.

Kategorien personenbezogener Daten

Der Chat kann anonym genutzt werden. Es werden nur freiwillig übermittelte Daten verarbeitet, die für die Bearbeitung der Anfrage relevant sind.

Falls eine Anfrage nicht direkt geklärt wird, kann eine E-Mail-Adresse zur späteren Kontaktaufnahme erhoben werden.

Da der Chat über einen externen Dienst bereitgestellt wird, verarbeitet dieser beim Laden des Chat-Fensters Browser-Informationen sowie die IP-Adresse. Zudem werden Cookies gesetzt, um den Chat über mehrere Sitzungen hinweg sichtbar zu halten.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Falls der Chat zur Vertragsanbahnung genutzt wird, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger der Daten

Für den Chat setzen wir den Dienst Intercom ein. Intercom ermöglicht es uns, Chat-Anfragen zu verwalten und Nutzern eine durchgängige Kommunikation anzubieten.

Intercom Inc.
55 2nd St, 4th Fl.,
San Francisco, CA 94105, USA
E-Mail: legal@intercom.com
Datenschutzerklärung: https://www.intercom.com/legal/privacy

Intercom gewährleistet ein angemessenes Datenschutzniveau, und wir haben mit Intercom einen Vertrag mit Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Dauer der Datenspeicherung

Daten werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und nach Ablauf der jeweiligen Frist gelöscht. Daten, die für Vertragszwecke relevant sind, werden solange gespeichert, bis sie nicht mehr benötigt werden oder ein Widerruf/Widerspruch eingeht.

Online-Terminbuchungen

Zwecke der Verarbeitung

Wir bieten die Möglichkeit, Termine für Support-, Verkaufs- und Beratungsgespräche online zu buchen.

Nutzer können verfügbare Termine einsehen und direkt einen freien Slot auswählen, um eine aufwendige Terminkoordination zu vermeiden.

Kategorien personenbezogener Daten

Für die Buchung eines Termins erfassen wir:

• Vorname
• E-Mail-Adresse
• Anliegen des Termins
• Besondere Wünsche zum Gesprächsinhalt

Zusätzlich speichert der genutzte Dienst Informationen wie die IP-Adresse und den Zeitstempel der Buchung.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Falls die Buchung auf eine Vertragsanbahnung abzielt, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO anwendbar.

Empfänger der Daten

Für die automatisierte Terminbuchung nutzen wir HubSpot oder Calendly.

HubSpot stellt eine Übersicht über verfügbare Termine bereit und sendet nach erfolgreicher Buchung eine Bestätigung per E-Mail.

HubSpot, Inc.
25 First Street,
Cambridge, MA 02141, USA
E-Mail: hubspotgermany@hubspot.com
Datenschutzerklärung: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

HubSpot gewährleistet ein angemessenes Datenschutzniveau, und wir haben mit HubSpot einen Vertrag mit Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Calendly stellt eine Übersicht über verfügbare Termine bereit und sendet nach erfolgreicher Buchung eine Bestätigung per E-Mail.

Calendly LLC
115 E Main St NE, Suite A1B
Buford, GA 30518
USA

E-Mail: support@calendly.com
Datenschutzerklärung: https://help.calendly.com/hc/de/articles/360007295834-Datenspeicherung-und-Datenschutz

Calendly gewährleistet ein angemessenes Datenschutzniveau, und wir haben mit Calendly einen Vertrag mit Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Dauer der Datenspeicherung

Daten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und nach Ablauf dieser Fristen gelöscht. Falls eine Speicherung für die Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich ist, bleiben die Daten erhalten, bis sie nicht mehr benötigt werden oder ein Widerruf/Widerspruch eingeht.